¿Cómo gestionamos el cambio?

En T-share estamos convencidos que queremos ser una organización que evolucione constantemente, eso implica que nos tocará pasar por momentos de transformación en los que tendremos que adaptarnos a los cambios del mercado, el comportamiento de nuestros clientes y las causas sociales que retan a la humanidad. El secreto para sobrevivir y tener éxito está en considerar la gestión de los cambios.

Si bien es cierto que en el mundo competitivo de hoy la mayoría de las necesidades de cambio se producen sin aviso, sabemos que debemos tener un plan de crecimiento con base en nuestra visión y misión para gestionar los cambios internos. Además, requerimos también de un plan de mejora para corregir fallos y debilidades en nuestro funcionamiento actual, así como los bajos rendimientos o pobres resultados que podamos obtener en determinadas áreas.

En cuanto a la evolución de los mercados, debemos ser capaces de aprovechar las oportunidades del entorno, saber anticiparnos a los cambios y tener la flexibilidad de hacerlo con rapidez. Ir un paso por delante de nuestros competidores.

Para la gestión del cambio, en T-share decidimos basarnos en una gestión tipo Lean a través de Lean Change Management; un modelo o framework que permite enfocar el cambio en equipos y organizaciones aplicando los valores Agile a la gestión del cambio, usando principalmente el feedback para ajustar y mejorar de manera continua la estrategia de cambio.

Para ello nos hemos planteado una serie de preguntas que responderá el equipo al completo, en una sesión dónde podamos visualizar conjuntamente nuestra situación actual y proponer nuestra visión del cambio y la forma de abordar los retos que nos permitirán llegar a ella.

1. Urgencia. ¿Para qué es necesario cambiar? Identifica al menos 3 razones que justifiquen el cambio.
2. Bases del cambio. ¿Cuáles son los fundamentos estratégicos de ese cambio?.
3. Visión. ¿Cómo describes el nuevo objetivo? ¿Cuál es nuestra visión?.
4. Comunicación. ¿Qué canales de comunicación vamos a utilizar para compartir información en el equipo de cara al cambio?.
5. Receptores del cambio. ¿A quién va a afectar el cambio y en qué medida?.
6. Acciones. ¿Qué métodos y acciones vamos a utilizar para gestionar el cambio? ¿Formación, mentoría, coaching, liderazgo?.
7. Criterios de medición del cambio. ¿Qué denotará la correcta gestión del cambio? ¿Cómo y cuándo medirlo?.
8. Inversión. ¿Qué inversión tenemos que realizar para ejecutar el cambio?.
9. Logros. ¿Qué logros vamos a conseguir con el cambio? ¿Mayor productividad? ¿mejora de habilidades?.

Estás preguntas nos ayudarán a crear nuestro canvas de gestión del cambio

Sabemos que este proceso de cambio no será posible sin empoderar a nuestra gente en la toma de decisiones y en la construcción de la nueva realidad de la organización futura.

Este proceso de co-creación del cambio en conjunto nos permitirá:

• Generar un mayor entendimiento de la necesidad de cambio en la organización y en las personas.
• Obtener un conocimiento más profundo del entorno sobre el que va a impactar el cambio.
• Lograr mayor motivación a lo largo del proceso de cambio y, por tanto, una mayor probabilidad de éxito a largo plazo.
• Asegurar la alineación a lo largo del proceso, si contamos con personas de distintos ejes en esta co-creación.
• Pensar en nuestro Mínimo Cambio Viable o Mínimo Cambio Deseable, y en qué vamos a hacer para conseguirlo.

¿Cómo lo haremos?

• Hallazgos: antes de planear cualquier cambio, necesitaremos entender el estado actual de la organización. Para hacerlo, por sencillez y efectividad, hemos decidido realizar sesiones tipo Lean Coffee, donde todos los que participemos de la sesión tendremos la oportunidad de plantear nuestros hallazgos y explicarlos, para luego, en consenso, determinar si los consideramos como Opciones.
• Opciones: una vez tengamos suficientes Hallazgos para comenzar a planear,  necesitamos plantear alternativas. Estas tendrán un costo, un valor y un impacto, y usualmente incluirán una o más hipótesis y beneficios esperados.
• Experimentos: cuando estemos listos para introducir un cambio, convertiremos las Opciones en Experimentos, en este punto ya habremos aprendido bastante del estado actual de las cosas y se habrán considerado diversas alternativas. Entonces, será tiempo de introducir un cambio y ver si funciona como hemos pensado que lo haría (hipótesis).

Los Experimentos, a su vez, tienen su propio ciclo:

• Preparar: es la etapa de planificación del Experimento. La clave acerca de esta etapa es que en ella solo existen supuestos sobre el cambio, nuestros propios supuestos. Aquí es donde vemos el impacto del cambio en las personas y nuestra organización antes de implementarlo.
• Introducir: en esta fase comenzamos a trabajar con las personas impactadas por el cambio, es decir, el cambio estará en proceso. Como con todo trabajo en progreso, limitaremos de manera apropiada los cambios que se quieran introducir de forma simultánea.
• Revisar: comprobamos los resultados del Experimento. En este punto habrá pasado el tiempo que consideramos necesario para que el cambio se consolide. Si el experimento no arroja el resultado que esperamos o si lo produce a medias, simplemente tomaremos otro experimento e iniciaremos el ciclo nuevamente.

Gracias a este modelo de gestión del cambio nuestras posibilidades de evolución son infinitas.