Ya han pasado unas cuantas semanas de trabajo colaborativo y la metodología adquirida por el equipo ha sido muy satisfactoria. Todo fluye: las tareas, la comunicación, la asignación, los tiempos...

¿Significa eso que ya no podemos mejorar más?
Todo lo contrario, siempre existe margen de mejora, y resultado de ello son las conclusiones que extrajimos de nuestra última retrospective meeting, en la que se detectó la necesidad de revisar algunos puntos de nuestro Definition of Done inicial y aplicar algún matiz en nuestro Team agreements.

Problema #1

El equipo detecta que existen ciertas dudas con la lista de verificación actual de nuestro DoD, puesto que muchas de las tarjetas marcadas como 'Done' tienen algún que otro ítem de verificación pendiente. Esto nos lleva a cuestionarnos lo siguiente:

  • ¿Debemos revisar de nuevo nuestro DoD?
  • ¿Cómo procedemos si alguno de los ítems del listado no es aplicable a la tarea?

De los 10 elementos actuales de nuestro Definition of Done, detectamos que los únicos puntos que generan dudas son:

  1. Documento de trabajo actualizado en Drive (si aplica).
  2. Se ha solicitado verificación del tutor cuando es requerido.
  3. El documento cuenta con su correspondiente publicación en Ghost.
  4. Se ha comprobado la publicación en el blog.
  5. Se ha notificado al tutor para que valide la publicación en el blog.

Solución #1

Para dar solución al problema, el equipo decide aplicar las siguientes medidas:

  • De todo el listado de DoD, se decide eliminar el ítem 8, correspondiente a "Notificación al tutor para que valide la publicación en el blog". Creemos que es aplicable a la finalización del proyecto, y no para cada una de las tareas.
  • El resto de elementos de nuestro DoD preferimos mantenerlos aunque no apliquen, pero deben servir como recordatorio.
  • En caso que uno de los elementos no se pueda aplicar, se marcará con el texto 'no aplica' entre paréntesis.

Problema #2

Por otro lado, detectamos que los tiempos de revisión de una tarea por parte del resto de compañeros se alargan demasiado en el tiempo, dejando una acumulación considerable en la columna 'Ready to Verify' de Trello. Estamos priorizando nuestras tareas en vez de dedicar unos minutos diarios a la revisión de otras.

Solución #2

Para acortar los tiempos de validación se decide añadir las siguientes reglas en nuestra metodología cuando una tarjeta se mueva a la fase de 'Ready to Verify':

  • Mencionaremos al resto de miembros del equipo para notificarles que ya tienen disponible la revisión.
  • Incluiremos a todos los miembros del equipo en la tarjeta para que reciban cualquier tipo de notificación cuando se realicen comentarios.
  • Establecemos un tiempo máximo 24 horas, obligando al resto de compañeros a su revisión dentro del plazo indicado. Para hacerlo más visible en el tablero de Trello, se propone el uso de la fecha de vencimiento.
Vista en Trello con la fecha de vencimiento y la múltiple asignación