Reunión de Planificación  

Como fase previa al lanzamiento del proyecto, el equipo realizó una Reunión de Planificación en la que llevamos a cabo las siguientes funciones:

  • Brainstorming de ideas: siguiendo los requerimientos del proyecto, analizamos las diferentes opciones y decidimos de forma conjunta el proyecto a desarrollar.
  • Dinámica de trabajo: uno de los aspectos fundamentales fue la definición del proceso de comunicación y la selección de las herramientas de trabajo de las que haríamos uso. Además, se discutieron los posibles roles que desempeñaríamos cada uno de los miembros del equipo.
  • Calendario: con base en la idea del proyecto, los recursos de los que disponemos y considerando la fecha de entrega del proyecto, establecimos un calendario inicial definiendo las fechas para los Sprints semanales y acordando realizar daily meetings (todos los días a las 18:45 GMT+1) para poder llevar a cabo un seguimiento continuo del avance de las actividades del proyecto.

Lanzamiento del Proyecto:

Siguiendo el calendario establecido, llevamos a cabo una Kick-off Meeting. Como aspecto fundamental, definimos la dinámica de las reuniones diarias, acordando que en ellas trataríamos, como aspectos más relevantes:

  • Evolución del trabajo de cada uno de los miembros del equipo.
  • Problemas encontrados e impedimentos.
  • Planteamiento de dudas que fueran surgiendo en el desarrollo del trabajo en cualquier sentido: desde aspectos tecnológicos hasta estructurales o de contenido.
  • Contrastar los resultados de cada una de las tareas con el resto de miembros del equipo y asegurar están alineados.

Primera Retrospective Meeting

-Aprendizaje contínuo -

Tras una semana de trabajo a distancia y con bastante expectación, ha llegado el momento de celebrar la primera Retrospectiva. En este momento, los roles que habiamos definidos la semana previa están claros, por lo que comenzamos por aplicarlos en la reunión.

Empezaremos por el principio: comenzamos por seleccionar una herramienta para gestionar las reuniones: Miro. Seleccionamos esta herramienta porque nos parecía completa y que, además, era de uso sencillo.

Gestionar el tiempo es un factor clave en el desarrollo de la reunión. Observamos que hay tres columnas en la pizarra: Aspectos positivos, puntos de mejora y próximos pasos, y decidimos asignar un total de 1o mínutos para cada tarea.

Aspectos Positivos - 16 cards

Dedicamos 5 minutos para que cada uno de nosotros aporte puntos positivos, a discrección. Tras terminar ese tiempo, dedicamos otros 5 mínutos a que cada uno exponga brevemente una explicación de los puntos que se han incluido.

Esta ronda resulta muy gratificante dado que todos aportamos muchos puntos positivos, y de contenido muy variado, por lo que la sensación del equipo es muy buena. ¿Que nos aporta? Dado que es la primera sesión de feedback generalizado, supone una gran dosis de motivación para todos los miembros del equipo.

Puntos de Mejora - 14 cards

La dinámica se repite: 5 minutos de preparación y otros 5 de explicación, aunque en este caso, la segunda parte se alarga un poco más: dedicamos tiempo a explicar, de la forma más clara y precisa, cada uno de los puntos de mejora que exponemos. ¿La finalidad? Ser más concretos en los puntos a mejorar.

Hemos aportado puntos de mejora pero todos ellos con un enfoque positivo. Hay comentarios de aspectos muy variados, lo que hace que la ronda de feedback sea más completa: desde puntos de funcionamiento del equipo hasta aspectos como gestión de las herramientas y sus utilidades, definición más específica del modelo de negocio, gestión de timings, planificación, etc.

Pasos a Seguir - 9 cards (+1: puntos para la reunión de planificación del siguiente Sprint).

Pasamos al plan de acción. Entre todos, agrupamos los aspectos para crear un plan de acción más específico. Esta fase, nos lleva un poco más de tiempo. Debemos asegurarnos que entendemos los pasos que queremos dar para cubrir los aspectos de mejora de la mejor forma posible. Y lo logramos: 9 tareas a incluir en el ToDo del Sprint siguiente.

Conclusiones:

Todos los miembros del equipo consideramos que la reunión ha tenido mucho éxito y ha supuesto un gran aprendizaje para todos. Hemos obtenido feedback de gran utilidad para todos, que se han traducido en acciones.

¿Cuales son nuestras conclusiones?

  • Primer aprendizaje: la primera retrospectiva sirve de ejemplo para el resto de retrospectivas que, de ahora en adelante, se espera que sean más eficientes no solo por el uso de la herramienta sino también por la dinámica y los tiempos.
  • Observamos que hay más post-its en la columna de positivos que en la de puntos de mejora. La sensación generalizada es muy positiva.
  • Resalta la sensación de participación, proactividad y dedicación de todos los miembros: el sentimiento de equipo está consolidado. Se ha demostrado que navegamos juntos hacia el mismo objetivo y que lo hacemos con gran motivación.
  • Todos los miembros coincidimos en la necesidad de gestionar los tiempos de forma más eficiente y conveniente para todos. Además, de cara a los proximos Sprints, queremos tener roles más definidos para poder trabajar con mayor autonomía.
  • Se ponen de manifiesto las complicaciones del trabajo remoto: los proyectos ágiles conviene gestionarlos en espacios compartidos. En nuestro caso, trabajamos todos desde casa por lo que se hace de vital importancia que definamos aquellas tareas generalizadas que debemos asegurarnos de que se realizan. En gran parte, radican en la gestión de la herramienta principal de trabajo diaro: Trello.

Tras cerrar la reunión, todos concluimos que ha sido de gran ayuda, que se han obtenido conclusiones muy útiles y la impresión es que todos teníamos sensaciones muy alineadas.

¡Vamos a por el siguiente Sprint con muchas ganas!